ERP para textil, confección y moda

Por qué el textil necesita un ERP distinto

Hay una característica que separa al sector textil de casi cualquier otro: un mismo producto se convierte en decenas de referencias distintas al combinar tallas, colores y acabados. Esa combinación complica todos los procesos y obliga a arrastrar un control específico desde el diseño hasta la factura, pasando por la materia prima, el taller externo, el almacén y la expedición.

A eso se suma el factor moda: gran rotación de artículos y renovación constante de catálogos y stocks por temporadas y campañas. Un ERP genérico obliga a dar de alta las referencias una a una, cada temporada. Un ERP textil trabaja con matrices, cambios masivos y vistas que muestran la gama entera de un golpe.

Gestiweb ha desarrollado sobre Eneboo, el ERP de software libre, un sistema de gestión integrado para la empresa de confección, con las funcionalidades propias de quien fabrica y distribuye prendas de vestir. Dentro del sector conviven formas de trabajo distintas —moda y confección, textiles para el hogar, tejidos para decoración y tapicería, empresas de subprocesos— y cada una necesita que el ERP hable su idioma.

Aprovisionamiento: comprar y lanzar producción con criterio

El aprovisionamiento textil necesita cálculos de necesidades masivas apoyados en una buena programación. Eneboo los resuelve combinando tres criterios: los pedidos de venta en curso con sus fechas de servicio, las previsiones a partir del histórico de ventas y las necesidades de stock para cubrir mínimos y reposición.

Con esos datos el sistema propone la planificación de compras y los lanzamientos de fabricación: genera pedidos a proveedor desde pedidos de cliente o desde las cantidades en stock, y calcula las necesidades de producción y de materia prima. También trabaja sobre presupuestos, para cuando la campaña se cierra antes de tener pedidos en firme.

Producción: de la hilatura al taller externo

Aunque parte de la fabricación textil esté deslocalizada, sigue habiendo una fuerte estructura de empresas en la cadena: primeras materias, hilatura, tejedurías, acabadores y talleres externos. Por eso es imprescindible la trazabilidad de las subcontrataciones y de los consumos por partidas, imputando costes a cada producción individual desde las fichas técnicas y los escandallos.

Almacén, etiquetado y expediciones

En textil el almacén es donde se pierde o se gana el margen. Eneboo integra un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) que optimiza el almacenaje por ubicaciones, desde las órdenes de recepción hasta las de expedición: rutas de picking, packing, stocks con trazabilidad de albaranes, inventarios y etiquetado, con lector tipo PDA de códigos de barras, matriciales o RFID.

Entradas, salidas, devoluciones, inventarios y consultas de stock se hacen con PDA integrada, y suele ser posible reaprovechar las pistolas de códigos de barras que la empresa ya tiene (tipo Datalogic u otras). Determinadas operaciones trabajan además de forma asíncrona: si se cae el wi-fi, no hay que reiniciar la operación en marcha.

• Órdenes de expedición y salidas directas, cuando no es posible grabar el pedido antes.
• Inventarios totales o parciales, ubicaciones y rutas de picking, packing-list y multialmacén.
• Gestión de lotes y de embalajes mediante cajas, unidades logísticas y cubicajes.
• Etiquetado configurable para impresoras Zebra u otras.
• Almacenes remotos comunicados entre sí, con actualización de las PDA por internet.
• Agencias de transporte: DHL, Envialia, TIPSA, Tourline, Transzuri, GLS, Halcourier, MRW, Transhair o CBL, más la gestión de transportistas con sus tarifas e imputaciones.

Venta, agentes comerciales y canal B2B

La distribución textil está formada sobre todo por redes de agentes comerciales que venden a tiendas multimarca; en menos casos, la empresa tiene red propia o franquicias. En ambos escenarios hay que ordenar las expediciones según disponibilidad, fechas de servicio y prioridades de clientes. Eneboo cubre ese circuito con catálogo electrónico integrado en el mismo sistema:

• B2B on-line para clientes, para que la tienda multimarca pida contra stock real y tarifa correcta.
• B2B off-line para agentes comerciales, que toman el pedido en el punto de venta aunque no haya conexión.
• Tienda on-line B2C, catálogos virtuales y TPV para la red propia.
• Comisiones de agentes, con cálculo posible sobre facturas cobradas —total o parcialmente— y contemplando impagos.
• Riesgo de clientes con gestión de bloqueos, y formas de pago variables según el importe.
• Tarifas y descuentos: histórico de precios, rappels por cantidad y descuentos por referencia, proveedor, familia y subfamilia.
• EDI e intercambio de ficheros ad-hoc (CSV, texto plano, XML) para compatibilizar codificaciones con fabricantes y distribuidores, comunicar sedes y tiendas o integrar hojas de pedido de agentes.
• Importación y exportación, incluida la facturación por transitario integrada con los modelos fiscales.
• CRM opcional, y trazabilidad de documentos de compra y venta: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y recibos.

Facturación, contabilidad y tesorería integradas

Uno de los factores más determinantes en las implantaciones mal planificadas es la integración contable y financiera. Conviene revisar antes de arrancar que los procesos de facturación automática desde los movimientos de compra y venta se ajusten a los criterios contables de la empresa.

• Facturación: presupuestos, pedidos, albaranes y facturas; creación masiva de albaranes desde pedidos y de facturas desde albaranes; albarán desde las líneas seleccionadas de un pedido; agrupación y versiones de presupuestos; pagos anticipados; portes y días de pago por cliente; facturación por capítulos; series, multidivisa y multiejercicio.
• Contabilidad: asientos automáticos, manuales y predefinidos; punteo de partidas; centros de coste; multiempresa en la misma base de datos; contabilidad presupuestaria; amortizaciones; informe de digitalización contable y los balances habituales.
• Tesorería avanzada: recibos de clientes y proveedores; remesas según las normas 19, 58 y 34; confirming; pagarés y cheques; vencimientos personalizados en fecha e importe; previsión de pagos y riesgo de recibos remesados.

Informes, business intelligence y documentos

Los informes se hacen con JasperReports e iReports, integrados en Eneboo y con exportación a multitud de formatos ofimáticos. Son fácilmente editables: con conocimientos básicos de SQL, la propia empresa puede crear los suyos, sin coste de licencia. De serie hay informes de almacén y artículos, facturación y tesorería, ventas por cliente y por mes, seguimiento de productos, vencimientos de recibos, riesgo acumulado y precios por tarifa.

Para el análisis, Eneboo se integra con Looker Studio de Google: relacionar datos por productos, ventas, clientes, agentes, fechas, zonas y atributos permite entender comportamientos, algo muy útil cuando cada campaña cambia el catálogo entero. Se completa con un gestor documental propio, que asocia PDF y correos a operaciones concretas o a la ficha del cliente o proveedor.

Cambiar de sistema supone un esfuerzo importante para cualquier empresa en marcha. Por eso el objetivo de la implantación es doble: que el nuevo sistema permita hacer todas o casi todas las operaciones que se venían haciendo, y que la ocasión sirva para mejorar la operativa, ganar integridad en los datos y eliminar duplicidades y procedimientos innecesarios. Si un cambio de ERP se limita a replicar lo de antes, se ha desaprovechado.

Migración de datos: de dónde venimos

La migración es determinante para que una empresa en funcionamiento reduzca el esfuerzo de adaptación. Se traspasan maestros e históricos de documentos —pedidos, albaranes, facturas—, contabilidad y tesorería. Gestiweb ha traspasado datos desde programas como GIT (Grupo ITEM), Cimkey, Telematel, Sage 100, FacturaPlus y ContaPlus, entre otros.

Qué necesitamos de su empresa

Esta es la parte que no podemos poner nosotros, y la que separa una implantación cómoda de una accidentada:

• Un interlocutor que conozca los procesos y pueda decidir. No hace falta que sea informático: hace falta que sepa cómo se trabaja.
• Acceso a los datos del sistema anterior, con la mayor calidad posible, para preparar la migración con tiempo.
• Criterios contables y de tesorería definidos: cómo se factura, cómo se contabiliza y cómo se remesa.
• Tiempo del equipo para validar circuitos, revisar los datos migrados y formarse.
• Disposición a revisar procedimientos: la implantación es el mejor momento para eliminar lo que ya no aporta.

Sobre plazos no publicamos un calendario estándar: el tiempo depende del alcance —si entran producción, SGA o portal B2B—, del volumen y estado de los datos y de la disponibilidad del equipo. Lo concretamos en el análisis previo.

El modelo Eneboo: software libre, sin licencias por usuario

• Licencia GPLv2. El programa es propiedad de la empresa, con acceso a todo el código. El modelo de explotación se basa en el servicio —soporte, evoluciones, personalizaciones—, no en la licencia.
• Usuarios ilimitados y arquitectura cliente-servidor, con versión única en todos los puestos.
• Multi base de datos: razones sociales ilimitadas sobre la misma solución.
• Multiplataforma: Windows, Linux y Mac, y trabajo en varias pantallas a la vez.
• Servidor GNU/Linux y PostgreSQL, robusto y sin coste de licencia.
• Control de versiones que gestiona la versión personalizada de cada empresa y la instalación de módulos y extensiones.
• Permisos por departamento y usuario en menús, pantallas y campos, en lectura o escritura.
• Acceso remoto por escritorio remoto o SSH, y actualización del programa y las PDA a distancia.
• Libertad de cambiar de proveedor informático: métodos y sistemas de trabajo abiertos a la comunidad de Eneboo.org.

Si está comparando opciones, vea las alternativas a los ERP más conocidos o el detalle de los módulos de Eneboo.