Trazabilidad prenda a prenda: entradas, expediciones, lavados, devoluciones y facturación, con la lectura RFID integrada en el propio ERP.
Una lavandería industrial no mueve productos: mueve la misma prenda muchas veces. Sábanas, mantas, ropa de trabajo o toallas salen hacia un cliente, vuelven sucias, se lavan y salen otra vez, decenas de veces. El problema de gestión no es vender: es saber dónde está cada prenda, de quién es y cuántos lavados lleva encima.
Cuando ese control se hace contando bultos y anotando en papel aparecen siempre los mismos conflictos: discusiones sobre cuántas prendas se entregaron y cuántas volvieron, prendas que se lavan más veces de las que el tejido aguanta y una facturación que no cuadra con el servicio prestado. No se arreglan contando mejor, sino identificando cada prenda de forma individual.
Eso es lo que hace la identificación por radiofrecuencia. Cada prenda lleva una etiqueta RFID resistente al lavado con un código único, el EPC. Al pasar por delante de un lector, decenas de prendas se identifican de golpe, sin contacto y sin abrir el bulto. El módulo desarrollado por Gestiweb convierte esas lecturas en documentos reales del ERP: albaranes, facturas, informes y movimientos de stock.
El EPC identifica la unidad, no la referencia. Dos mantas iguales son dos registros con su propia historia.
Se inicia la lectura, se pasan las prendas por el lector y la tabla se rellena sola. Sin escanear una a una.
Cada prenda tiene un máximo de lavados configurado. El sistema lleva la cuenta por unidad y avisa al alcanzarlo.
Aprobar una lectura genera el albarán o la factura rectificativa que corresponda.
El módulo tiene su propio menú, RFID, con cuatro operaciones que funcionan igual —abrir el documento, pulsar Iniciar lectura, pasar las prendas y aprobar— y que dejan su rastro en las áreas normales del ERP: Ventas, Compras e Informes.
Antes de leer nada hay que preparar el producto. Al crear la referencia en el ERP se activa la opción «Activar lotes». Ese interruptor es lo que hace que el sistema deje de tratar la referencia como una cantidad y empiece a tratarla como unidades identificadas una a una. Sin lotes activos, la referencia ni siquiera aparecerá después en las pantallas del módulo RFID.
El segundo dato es el que da sentido al circuito. En el menú lateral Tags se indica el número máximo de lavados de esa prenda: un dato que suele facilitar el fabricante del tejido y que hasta ahora vivía en la cabeza del responsable de planta. Una manta de pelo de vida útil larga puede admitir treinta lavados, y un tejido raschel de vida media, quince. Con esos dos ajustes basta; el resto se construye leyendo etiquetas.
Una prenda entra en circulación cuando se asigna a un cliente. Hay dos caminos, según se trabaje con pedido previo o sin él.
Es el camino recomendado cuando se sabe qué se va a servir. Primero deben existir el cliente (Ventas > Cliente > +Nuevo) y el pedido (Ventas > Pedido > +Nuevo), con sus referencias y cantidades.
Hecho eso, se va a RFID > Salidas. En esa lista aparecen solo los pedidos que contienen productos con seguimiento de lotes, es decir, los que llevan prendas etiquetadas. Al entrar en la línea del pedido se ve la tabla de productos con lotes y la cantidad esperada de cada uno, la que se indicó al crear el pedido. Se pulsa Iniciar lectura y se pasan las etiquetas por el lector.
Durante la lectura el resto de botones se deshabilita y solo queda Detener lectura: mientras el lector está activo, nadie modifica el documento por debajo. Las etiquetas se añaden a la tabla en tiempo real y, si alguna no encaja, el sistema muestra la causa del error en la propia línea. Dos avisos evitan la mayor parte de los errores de expedición:
Para corregirlo se pulsa Modificar, se eliminan de la salida las líneas que sobran y se pulsa Aprobar. El sistema notifica siempre el resultado, tanto si ha ido bien como si ha fallado, y genera el albarán de cliente con el movimiento de los lotes. En Ventas > Albaranes aparece el documento y, dentro de él, la pestaña Seriales muestra cada EPC asociado a su referencia.
La pestaña Seriales de cada albarán guarda los códigos EPC leídos y su referencia. Es la prueba de qué unidades exactas se entregaron, no de cuántas.
Cuando no hay pedido —lo habitual en altas puntuales o reposiciones sobre la marcha— se va a RFID > Salidas y se pulsa +Nuevo. El único dato obligatorio es el cliente: el sistema necesita saber a quién se imputan esas prendas para poder contar después sus lavados.
El comportamiento es idéntico: si aparece una referencia errónea, el sistema avisa y hay que eliminarla antes de continuar. Con las referencias correctas se pulsa Aprobado, el sistema notifica el resultado y en Ventas > Albaranes queda el albarán generado.
Las etiquetas tienen que estar previamente asociadas a un albarán de cliente. Cumplido ese requisito se entra en RFID > Lavados, se pulsa Iniciar lectura y se pasan las prendas por el lector. El sistema distingue dos situaciones que conviene no confundir:
Esa diferencia está pensada para una planta real: un tejido que ha llegado a su lavado número quince no siempre está para tirar, y una parada automática en mitad de un turno crea más problemas de los que resuelve.
Cada etiqueta leída aparece bajo su referencia con los lavados acumulados y el máximo configurado para esa prenda. El color separa de un vistazo lo que ha entrado bien de lo que requiere atención.
Las entradas cubren el alta de prendas nuevas procedentes de un proveedor o fabricante y el registro del lavado recibido. En RFID > Entradas se pulsa Nuevo, se indica la referencia del producto que se va a recibir y el proveedor, y se pulsa Iniciar lectura. Las etiquetas leídas se añaden a la tabla y el proceso se cierra con Aprobado.
Aquí está lo que más trabajo administrativo ahorra: al aprobar una entrada, el sistema genera dos tipos de documento a la vez.
El ejemplo lo aclara: si en un lavado hay 10 prendas de 3 clientes distintos, se genera un albarán de cliente para cada uno con sus 10 prendas, y un único albarán de proveedor con las 30. Una sola pasada por el lector reparte el trabajo entre quienes lo han encargado, sin separar bultos ni cuadrar listas después.
Al terminar, el sistema notifica el resultado. En Compras > Albaranes está el albarán del proveedor Lavados con sus seriales; en Ventas > Albaranes, los albaranes de cliente con los productos leídos y su lista de seriales. Si todas las etiquetas eran del mismo cliente, se genera un solo albarán de venta.
Aprobar la entrada deja el coste en Compras y el servicio prestado en Ventas en una sola operación. No hay que introducir nada dos veces, y las dos caras cuadran porque salen de la misma lectura.
En Informes > Lavados está la foto completa: todos los EPC dados de alta y el número de lavados de cada etiqueta. Es el inventario de la ropa en circulación con su vida útil consumida al lado. E incorpora filtros para trabajar con él, no solo para mirarlo:
Con esos filtros se responde a lo que antes exigía una tarde de hoja de cálculo: qué reponer, qué cliente consume por encima de lo previsto y qué referencias aguantan menos de lo prometido.
Cuando una prenda ya no sirve —rota, manchada de forma irreversible o agotada— se retira por RFID > Devoluciones. El procedimiento es el de siempre: Iniciar lectura, pasar las etiquetas y, si hay algún error, el sistema lo notifica igual que en el resto del módulo. Con las etiquetas leídas se pulsa Aprobar y el sistema informa del resultado. El efecto documental aparece en Ventas > Facturas: se genera la factura rectificativa con los productos devueltos.
Es el cierre del circuito: la prenda entró, se asignó, se lavó y sale con una lectura, dejando en cada paso el documento que corresponde.
El módulo RFID no es una aplicación independiente. Está integrado en un software de gestión empresarial de código abierto, y eso condiciona lo que puede hacer y hasta dónde se puede adaptar.
Un ERP no nace preparado para gestionar lecturas de radiofrecuencia. Su arquitectura flexible permite integrarlas mediante API y módulos a medida, pero hay cuatro problemas técnicos que resolver de forma explícita.
Un sistema RFID genera muchísimos registros: cada prenda, cada lectura, cada lavado. Las bases de datos SQL escalan y ejecutan consultas rápidas con volúmenes elevados y, según crecen los datos, se ajusta el servidor con índices y particionamiento de tablas. A eso se suman cachés —en la base de datos o en la aplicación— para los datos más consultados y la optimización de las consultas SQL. Como el ERP es modular, se desarrollan además integraciones que almacenan solo la información relevante en lugar de volcarlo todo.
Coordinar varios lectores plantea problemas de latencia. La comunicación se hace mediante API REST, que permite obtener las lecturas y procesarlas de forma continua. Cuando hace falta una respuesta más inmediata se recurre a WebSockets o a servicios en la nube en tiempo real, con actualizaciones instantáneas y bidireccionales: es lo adecuado cuando hay que vigilar varios puntos de lectura a la vez. La estructura modular permite además procesos asíncronos para los eventos de cada lector, de modo que las lecturas no interfieran entre sí.
Que una etiqueta no se lea es habitual en cualquier sistema de seguimiento automatizado, y se afronta con varias estrategias combinadas:
En una planta conviven a menudo lectores de distintas marcas. Cada modelo suele ofrecer su propia API; al trabajar sobre API REST, la integración es viable con cualquier lector que disponga de una API documentada. Para el resto se desarrollan adaptadores que actúan como capa de abstracción y traducen las peticiones a los comandos de cada dispositivo, sin tocar la lógica central. Y todo ello con gestión centralizada: los lectores se configuran y se supervisan desde una sola interfaz, así que cualquier discrepancia se detecta rápido.
Cómo funciona la identificación por radiofrecuencia y en qué otros procesos se aplica.
Ubicaciones, picking guiado y trazabilidad por lotes y números de serie.
Ventas, compras, almacén y contabilidad sobre una base de datos que es suya.
API REST y conexión con lectores, tienda online, CRM y otros sistemas.
Es un sistema que identifica cada prenda mediante una etiqueta de radiofrecuencia con un código único, el EPC. Al pasar las prendas por un lector se identifican varias a la vez, sin contacto, y el ERP registra la operación: salida hacia un cliente, lavado, entrada desde el proveedor o devolución. Así se sabe de quién es cada prenda y cuántos lavados lleva.
Al configurar el producto se activa la opción de lotes y, en el menú Tags, se indica el número máximo de lavados. A partir de ahí el sistema lleva la cuenta por unidad. Cuando una etiqueta llega a su límite, o lo supera, lo avisa durante la lectura, pero no bloquea el proceso: lavarla o retirarla lo decide el responsable. Las prendas próximas al límite se localizan filtrando el informe de lavados por número de lavado.
Depende del caso. Si la referencia no está en el pedido, el sistema la marca como alarma; si es una unidad de más sobre la cantidad esperada, la marca en azul. En ambos casos se pulsa Modificar, se eliminan esas líneas de la salida y se aprueba el documento. En la pantalla de lavados, leer una referencia que no está asociada a ningún cliente se considera un error y se notifica en el momento.
Sí. La comunicación se hace mediante API REST, así que se puede integrar cualquier lector con una API documentada. Para los modelos que lo requieran se desarrollan adaptadores que traducen las peticiones a los comandos de cada dispositivo, sin tocar la lógica central del ERP. Todos se configuran y supervisan desde una única interfaz.
Cada operación aprobada genera el documento que le corresponde. Al aprobar una entrada se crea un albarán de proveedor con el total de prendas leídas y un albarán de cliente para cada cliente con las suyas, de modo que la facturación se apoya en lo leído y no en una estimación. Las devoluciones de prendas defectuosas generan su factura rectificativa en Ventas.
En los ordenadores, nada: el sistema funciona en el navegador. Sí hay que instalar el equipamiento de lectura RFID en los puntos de la planta donde se quieran registrar las prendas, y las etiquetas resistentes al lavado en las prendas. La integración ya está hecha: el módulo es parte del ERP, así que las lecturas generan albaranes y facturas en Ventas y Compras y mueven el stock. Además, las API REST permiten conectarlo con una tienda en línea, un CRM o un sistema de gestión de almacenes, y aplicar la misma tecnología RFID a otros procesos.
En Gestiweb implantamos ERP de código abierto desde 2002. Cuéntanos cómo trabaja tu lavandería y te enseñamos el módulo RFID sobre un caso parecido al tuyo.
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