Preguntas frecuentes sobre ERP y B2B

Un ERP (Enterprise Resource Planning, planificación de recursos empresariales) es un software que centraliza en un único sistema la gestión de una empresa: facturación, contabilidad, stock, compras, producción y, según el caso, también CRM o recursos humanos. La idea central es que todos esos departamentos trabajen sobre los mismos datos, en vez de tener un programa distinto para cada cosa que haya que sincronizar a mano.

Un programa de facturación solo emite facturas y, como mucho, lleva un control básico de clientes y cobros. Un ERP va más allá: además de facturar, gestiona el stock real, la producción, las compras a proveedores y la contabilidad completa, todo conectado entre sí. Cuando un negocio crece y necesita controlar almacén, fabricar o tener varios usuarios trabajando a la vez, un programa de solo facturación empieza a quedarse corto.

Un CRM (Customer Relationship Management) se centra en gestionar la relación comercial con el cliente: oportunidades de venta, contactos, seguimiento comercial. Un ERP cubre la gestión completa del negocio: facturación, stock, producción, contabilidad. Muchos ERP incluyen un módulo de CRM integrado; en ese caso no hace falta contratar ni sincronizar un CRM aparte.

Que el código fuente del programa es accesible y puede modificarse o auditarse, en vez de depender por completo de un único fabricante. En la práctica, significa que la empresa no queda "atrapada" con un proveedor: si en algún momento el soporte no funciona bien, cualquier desarrollador con conocimientos puede seguir manteniendo o adaptando el sistema. Un ERP propietario, en cambio, solo puede ser modificado por su fabricante. Un ejemplo de ERP de código abierto es Eneboo.

En el modelo por usuario, el ERP cobra una cuota mensual o anual por cada persona que tenga acceso al sistema: cuantos más empleados lo usen, más sube la factura cada mes. En un modelo sin licencias por usuario, se paga la implantación y el soporte, y añadir usuarios nuevos no incrementa el coste mensual. Es una de las diferencias que más pesa en el presupuesto a medida que una empresa crece.

No. Un ERP en la nube (cloud) se aloja en servidores externos y se accede por internet, normalmente mediante una suscripción; un ERP on-premise se instala en los propios servidores de la empresa, que controla directamente dónde están sus datos. Existen también modelos híbridos, con parte del sistema en la nube y parte en servidor propio. La elección depende de cuánto control quiera tener la empresa sobre sus datos y de su infraestructura interna.

Es una tienda online privada pensada para clientes profesionales (mayoristas, distribuidores, tiendas), donde cada cliente ve su propio catálogo, con sus tarifas y condiciones específicas, y hace pedidos directamente desde el navegador o el móvil, sin necesidad de llamar o enviar un email.

El B2C (Business to Consumer) es la venta a un consumidor final, con un catálogo y un precio iguales para todo el mundo. El B2B (Business to Business) es la venta entre empresas, donde cada cliente suele tener tarifas negociadas y condiciones de pago distintas. Un portal B2B necesita gestionar esa personalización por cliente; una tienda B2C normal no.

No es obligatorio, pero es muy recomendable. Si el portal B2B vive separado del ERP, cada pedido que entra por la web hay que volver a teclearlo a mano en el sistema de gestión, lo que multiplica el trabajo administrativo y el riesgo de errores. Cuando el portal está integrado, el pedido se registra automáticamente en el ERP, con el stock y las tarifas actualizados en tiempo real. Puedes ver un ejemplo de este enfoque en los conectores B2B para ERP.

Es una aplicación móvil para que los comerciales de una empresa tomen pedidos, consulten stock y tarifas, y vean el histórico de un cliente desde la calle, sin depender de llamar a la oficina. Cuando está conectada al ERP, el pedido tomado desde la tablet o el móvil entra directamente en el sistema de gestión, listo para preparar y facturar. Puedes ver un ejemplo en la app de agentes comerciales.

Sí, es una de las funciones más habituales de un portal B2B bien planteado: cada cliente inicia sesión y ve únicamente sus propios precios, descuentos por volumen o condiciones acordadas, en vez de un catálogo con precio único para todos.

Depende del sistema: muchos ERP permiten una integración directa contra su base de datos aunque no tengan una API pública, aunque suele requerir más trabajo de desarrollo a medida. Antes de descartar un portal B2B por esta razón, conviene preguntar directamente al proveedor del portal si ya tiene experiencia conectando con ese ERP en concreto.

Los más habituales son facturación, contabilidad, gestión de stock/almacén, compras y proveedores, y ventas. Según el sector y el tamaño de la empresa, se suman también producción (MRP), CRM, recursos humanos, tesorería, gestión de proyectos o portal B2B. No todos los ERP incluyen todos estos módulos de serie: conviene revisar cuáles vienen integrados y cuáles hay que contratar aparte. Como referencia, puedes ver los módulos que incluye un ERP como Eneboo.

Es el módulo (o sistema aparte) que controla de forma precisa dónde está cada artículo dentro del almacén: ubicaciones, pasillos, lotes, números de serie y caducidades. Un SGA avanzado permite trabajar con PDA o lectores de código de barras y organizar rutas de picking, algo que un simple contador de stock no ofrece. Tienes una explicación más completa en la página de software SGA.

MRP (Material Requirements Planning) es la parte del ERP que gestiona la fabricación: calcula qué materiales hacen falta para producir algo, en qué cantidad y cuándo pedirlos, controla las fases de producción y calcula el coste real de cada unidad fabricada, incluyendo mermas. Es un módulo típico de ERP industriales, no de programas centrados solo en facturación o comercio.

Muchos ERP completos sí incluyen un módulo de recursos humanos: fichaje, control de vacaciones, gestión documental de empleados y, en algunos casos, cálculo de nóminas. Cuando no viene incluido, es habitual conectar el ERP con un programa de nóminas especializado.

Es la capacidad de seguir un producto (o el lote del que procede) a lo largo de toda la cadena: desde la compra de materia prima, pasando por la fabricación, hasta la venta al cliente final. Es especialmente importante en alimentación, farmacia o cualquier sector donde, ante una incidencia, haya que poder identificar exactamente qué lotes y qué clientes se vieron afectados.

La mayoría de ERP completos sí incluyen contabilidad integrada (asientos, libros oficiales, impuestos), de forma que la facturación genera directamente el asiento contable sin exportar nada a otro programa. Algunas herramientas más específicas (CRM, portales B2B, gestores de gastos) no llevan contabilidad propia y necesitan conectarse a un ERP o programa contable aparte.

Varía mucho según el tamaño de la empresa, el número de usuarios y los módulos necesarios: puede ir desde unos pocos cientos de euros al mes en un ERP SaaS básico, hasta varios miles de euros de implantación más una cuota mensual en un ERP con producción, SGA y varios departamentos. La única forma fiable de saber el coste real es pedir un presupuesto basado en los datos y procesos concretos de la empresa, no en una tarifa genérica.

Depende de la complejidad: un ERP sencillo para una pyme pequeña puede estar operativo en pocas semanas, mientras que un ERP industrial con producción, varios almacenes y múltiples departamentos puede llevar varios meses. Cuanta más personalización y más datos históricos haya que migrar, más tiempo suele requerir.

Es una revisión previa, antes de empezar el cambio de sistema, en la que el proveedor del nuevo ERP analiza los datos actuales de la empresa (clientes, artículos, stock, histórico) para confirmar exactamente qué se puede migrar, cuánto tiempo llevará y si hay algún dato que requiera un tratamiento especial. Sirve para tener un presupuesto y un plazo cerrados antes de comprometerse, en vez de descubrir sorpresas a mitad de proyecto.

Es el mayor miedo al cambiar de sistema, y es evitable si la migración se planifica bien: con una auditoría previa, una exportación completa de los datos del sistema antiguo y una verificación posterior de que todo (clientes, artículos, stock, histórico de facturación) ha llegado correctamente al nuevo sistema. El riesgo aumenta cuando el cambio se hace con prisa y sin comprobar los datos antes y después. Si estás valorando cambiar, en las comparativas de alternativas explicamos qué mirar según tu software actual.

Todo cambio de ERP implica una curva de aprendizaje para el equipo, que varía según cuánto se parezca la forma de trabajar del nuevo sistema a la anterior. Un buen proveedor incluye formación como parte de la implantación, no como un servicio aparte que haya que negociar después.

Un ERP especializado en un sector concreto (agroalimentario, textil, distribución...) suele traer de serie funciones muy específicas de ese sector (por ejemplo, trazabilidad por lote en alimentación, o gestión de tallas y colores en textil) que en un ERP genérico habría que configurar o desarrollar a medida. A cambio, un ERP genérico suele ser más flexible para adaptarse a procesos poco habituales. No hay una respuesta única: depende de cuánto se ajuste el sector de la empresa a lo que el ERP especializado ya resuelve de fábrica.

VeriFactu es el sistema técnico, desarrollado por el Real Decreto 1007/2023 (que aplica la Ley Antifraude 11/2021), que regula los requisitos que debe cumplir cualquier programa de facturación en España: cada factura debe quedar registrada de forma inalterable, encadenada mediante una huella a la factura anterior, e incluir un código QR verificable. No regula un impuesto, sino el propio software que factura. Lo explicamos con detalle, con los plazos actualizados, en el módulo VeriFactu de Eneboo y en el artículo del blog sobre VeriFactu.

El SII (Suministro Inmediato de Información) es un sistema distinto, obligatorio desde 2017 para las grandes empresas, centrado en enviar a la Agencia Tributaria el libro registro de IVA en un plazo muy corto tras emitir cada factura. VeriFactu regula el propio software de facturación (que sea inalterable y verificable); quien ya está obligado al SII queda, en general, al margen de los requisitos específicos de VeriFactu.

TicketBAI es el sistema equivalente a VeriFactu, pero de aplicación en el País Vasco (impulsado por sus Diputaciones Forales), con sus propios plazos y especificaciones técnicas. Afecta a las empresas y autónomos que facturan en territorio vasco, de forma similar a como VeriFactu afecta al resto de España.

Los plazos actuales son el 1 de enero de 2027 para empresas (sociedades) y el 1 de julio de 2027 para autónomos. Aunque el plazo legal no llegue hasta 2027, 2026 es el año recomendado para comprobar si el software de facturación que ya se usa cumple los requisitos, en vez de dejarlo para el último momento.

Es el software que permite, de forma oculta, borrar, modificar o esconder ventas ya registradas sin dejar rastro de ese cambio, por ejemplo para declarar menos ingresos de los reales. La Ley Antifraude 11/2021 prohíbe expresamente este tipo de programas, y VeriFactu es precisamente el mecanismo técnico que lo impide, al exigir que cada factura quede encadenada e inalterable.

No hay una respuesta genérica: depende del fabricante y de la versión concreta que use cada empresa. Lo más fiable es preguntar directamente al proveedor del ERP si su sistema ya está adaptado a VeriFactu (y, si aplica, al SII o a TicketBAI), y pedir que lo confirme por escrito, en vez de asumirlo sin comprobarlo.