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gestiweb 14 años

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Nueva herramienta para relacionar cualquier documento al ERP Eneboo

Además, podrás abrir y gestionar estos archivos desde la propia aplicación y sin necesidad de tener que estar cambiando de programa, buscando archivos por las carpetas del sistema, o enviar correos electrónicos a tus compañeros con ficheros adjuntos porque determinado fichero está en tu disco duro.

Sus principales ventajas son:

  • Los archivos adjuntos no se graban en la base de datos, con lo que podemos adjuntar un archivo de 500 MB por ejemplo sin que nuestra base de datos se vea afectada en rendimiento ni tamaño.
  • Al adjuntar un archivo éste queda inmediatamente disponible para el resto de usuarios que tengan configurado el acceso al repositorio.
  • Puedes insertar y gestionar cualquier tipo de archivo sin necesidad de realizar cambios en el programa. Una pequeño ajuste en una sencilla ventana de configuración será todo lo que tendrás que hacer para incorporar la posibilidad de abrir cualquier fichero desde tu propio programa.
  • Podrás consultar toda la información de un cliente o un proveedor sin necesidad de ir navegando por carpetas y programas. Todo al alcance de tu ratón desde una única ventana.
  • Reducirás notablemente el uso de papel en tu oficina.
  • Reducirás notablemente el tiempo y el dinero que dedicas a archivar documentaciones.
  • Si tus necesidades son simples requieren una solución simple. Con esta sencilla y completa extensión del programa evitamos tener que utilizar complejas soluciones de gestión documental que, a la postre, no se van a explotar en todo su potencial.
  • Se puede incorporar a cualquier personalización o módulo que tengas desarrollado particularmente en tu ERP.
  • Etc, etc...

Configuración del repositorio

Se ha añadido una pestaña a la ventana de configuración general que permite configurar el repositorio, así como los comandos del sistema para copiar y borrar archivos.

Al adjuntar un archivo el sistema copiará el fichero seleccionado por el usuario en la carpeta correspondiente del repositorio.

Este repositorio será una carpeta accesible por todos los usuarios del programa, de manera que al adjuntar un archivo (aunque este se haya seleccionado de una carpeta local) podrá abrirse desde cualquier puesto.

Configuración de apertura de ficheros

Se ha habilitado una ventana desde la que se puede relacionar una extensión de archivo con un programa o comando de sistema para abrirlo.

Tanto el número de extensiones como la cantidad de programas configurados son ilimitados.

Simplemente haciendo click sobre una celda, el programa relacionará la extensión de un determinado archivo con el programa encargado de abrirlo.

¿Qué hace el programa para adjuntar un archivo?

Al hacer click sobre el botón de adjuntar archivo el programa abre una ventana de diálogo desde la cual se podrá seleccionar el archivo que desee adjuntar.

Una vez seleccionado aparecerá una nueva ventana en la que el usuario podrá introducir una descripción del documento así como un texto libre de observaciones.

Al pulsar sobre el botón Aceptar de esta ventana el programa procederá a copiar el archivo seleccionado en la ruta configurada como repositorio general, y se registrará la fecha, hora, usuario, ruta de origen, descripción y observaciones.

Como se puede apreciar en la imagen, el programa identifica el origen (en este caso un presupuesto) desde el que se adjunta el archivo y lo copia sobre la carpeta Presupuestos_Clientes del repositorio indicado en la configuración.

Del mismo modo, al eliminar desde el programa un archivo adjunto, también se elimina físicamente de la carpeta el fichero físico.

¿Cómo se adjunta un archivo?
La extensión, inicialmente, crea una pestaña Adjuntos en:

  • Presupuestos de clientes
  • Pedidos de clientes
  • Albaranes de clientes
  • Facturas de clientes
  • Clientes
  • Pedidos a proveedores
  • Albaranes de proveedores
  • Facturas de proveedores
  • Proveedores

Esta pestaña se puede añadir también a cualquier otro apartado del programa independientemente de la personalización que se tenga (proyectos, asientos, inventarios, o cualquier otro apartado en el que lo necesite).

Básicamente esta pestaña muestra una tabla con todos los archivos adjuntos a un determinado documento, además de permitir adjuntar, abrir un archivo, eliminar un adjunto o consultar el detalle (ver imagen siguiente).

Al hacer click sobre el botón de Adjuntar Ficheros, el programa abrirá el diálogo de selección de archivo y procederá tal y como se ha indicado en el apartado anterior.

Como se ha explicado anteriormente el programa guarda una serie de información tanto sobre el documento adjunto como sobre el usuario, fecha, etc... que lo adjuntó.

Toda esta información queda registrada en una tabla interna que puede ser utilizada (como cualquier otra) para emitir informes, realizar búsquedas, filtrados, estadísticas, etc...

Una vez adjuntado un fichero la única información que se puede modificar es la descripción y las Observaciones, de manera que la información original queda a salvo de posibles manipulaciones.

Cabe destacar que desde esta ventana de detalle también se puede abrir el archivo al igual que ocurre con el botón habilitado en la parte superior de la tabla del apartado anterior.

¿Se pueden consultar de forma conjunta todos los archivos adjuntos?

Es evidente que en ocasiones se necesita una visión más global del conjunto de ficheros adjuntos. Por este motivo hemos habilitado en las ventanas de detalle de Clientes y Proveedores una pestaña Adjuntos con las mismas funcionalidades que la descrita en el apartado anterior pero con algunas herramientas interesantes para el usuario.

Para empezar se pueden adjuntar ficheros directamente al cliente o proveedor sin necesidad de imputarlos desde ningún documento (cartas que se remitan o reciban, emails, contratos, planos, imágenes, vídeos, etc...)

Además de esto, se ha habilitado una lista desde la cual se pueden consultar, abrir o eliminar ficheros adjuntos desde cualquier apartado vinculado a dicho cliente o proveedor. Así pues, podrá ver de manera conjunta todos los emails (por ejemplo) que haya adjuntado en cualquiera de los presupuestos que haya confeccionado, o revisar los archivos de aceptación que su cliente le ha enviado, o buscar entre los albaranes del transportista que escaneó, etc...

Seleccionando el valor “*” en la lista, la tabla mostrará cualquier fichero adjunto a dicho cliente o proveedor, indistintamente de que provenga de un presupuesto, albarán, factura, o cualquier otro sitio apartado del programa.

Teniendo en cuenta las opciones de filtrado y búsqueda que de por sí ofrece el programa, esta herramienta le ayudará a encontrar un documento filtrando por el tipo de archivo, o bien por la fecha en la que se almacenó, incluso podrá acceder a gestionar cualquier documento de aquellos que usted adjuntó, filtrando por usuario.