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gestiweb 14 años

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Herramientas informáticas para una gestión eficiente

En primer lugar, es necesario que las empresas dispongan previamente de una gestión perfectamente integrada en todas sus áreas: compras, ventas, facturación, contabilidad, tesorería, fiscalidad, etc. A partir de ahí, es el momento de plantear ciertas mejoras en la automatización de procesos que todavía se realizan muy manualmente, y otras herramientas que ayuden a la gestión de la empresa de forma inteligente y eficiente, permitiendo la toma de decisiones sobre análisis y reflexiones, a partir de la gestión de los datos y de la información. A continuación se enumeran alguna de ellas:

  • Sistemas para el envío masivo de documentos de gestión
    Uno de los esfuerzos importantes de gestión diarios en las empresas suele ser el seguimiento del estado de las transacciones comerciales, envío de documentos de gestión (ofertas, pedidos, albaranes, expediciones, etc.), facturación y tesorería (avisos de recibos, vencimientos, impagos, etc.), es por tanto necesario, sistemas que automaticen el envío electrónico directo o indirecto de forma agrupada y mediante filtros avanzados, de tal forma, que a su vez nos permita administrar todos los correos electrónicos generados masivamente. Este mismo sistema puede servir para realizar promociones comerciales segmentadas y muy dirigidas, por ejemplo, acercando el tipo de oferta o promoción a una determinada selección de clientes.
  • Sistemas de venta para agentes, clientes y tiendas
    Cada vez más, se consideran los sistemas para la venta directa e integrada con el sistema informático de la empresa, de tal forma, que los agentes comerciales pueden realizar compras en nombre de sus clientes, o que lo hagan directamente los propios clientes, permitiendo las consulta de los pedidos realizados o en curso, las disponibilidades de stocks actuales y futuras, etc.
    Los nuevos sistemas web creados para este fin permiten a los agentes descargar el catálogo y condiciones comerciales de sus clientes (tarifas, descuentos, riesgos, etc.), bien en cualquier móvil inteligente, tablet o portátil, de tal forma que, sin necesidad de conexión a internet (off-line) se crean y almacenan pedidos, que serán comunicados a Central en cuanto se disponga de conexión. Para el caso habitual de venta directa a clientes, incluso si se trata de público final, se utilizan sistemas web con conexión a internet (on-line), que consultan y se integran automáticamente con el sistema central de la Empresa. El mismo caso se ofrece para tiendas franquiciadas o en propiedad que integran toda su operativa a través de terminales de punto de venta. Ejemplo de sistema B2B agentes y clientes
  • Sistemas para optimizar los costes y operativa de las expediciones
    Estas herramientas permiten un gran ahorro al adecuar las características del envío a la agencia de transporte que mejor condiciones y precio ofrece, según sean los bultos preparados en los almacenes de expedición, de tal forma que el sistema decide o propone la mejor opción. Para ello, previamente se han introducido o importado al sistema central, las tarificaciones por zonas, rangos de pesos y volúmenes de las agencias proveedoras de la empresa. El mismo sistema comunicará los datos de los envíos e imprimirá las etiquetas que se dirigen a cada agencia, asegurando así la trazabilidad de las expediciones y la reducción de tiempos y operaciones manuales.
  • Sistemas de programación de compras y planificación de la producción -MRP-
    Sistemas para la programación de órdenes de lanzamientos de compras o de fabricación (interna o externa), bien sea, a partir de la programación de pedidos de venta (caso del Textil Confección y Moda), desde estimaciones desde el histórico de ventas y por supuesto, considerando los stocks actuales. Estos sistemas permiten lanzar nuevos pedidos a proveedor que se integrarán en el sistema como inicio del ciclo de compras y a la espera de ser recepcionados (compras) o fabricados (consumos y operaciones) en la empresa.
  • Sistemas para la gestión de almacenes -SGA-
    Los almacenes suelen ser una de las áreas más susceptibles de ser organizadas, para ello es necesario que existan herramientas informáticas que faciliten tanto la preparación de las expediciones, como la ubicación y localización de artículos, como de inventariado. Cualquier movimiento de entrada y salida debe considerar las diferentes partidas y lotes que determinarán la trazabilidad de los pedidos y de la producción. De hecho, las normativas y exigencias de los grandes distribuidores ya requieren capacidades del trazado unitario por prenda, tanto de materias primas como de los procesos y operaciones de fabricación.
  • Integración contable, bancaria y fiscal.
    Si la empresa aspira a evitar errores contables y sobretodo a ganar eficiencia y seguridad, tanto desde el punto de vista del ahorro de costes, como de errores y comprobaciones (los datos no se deben duplicar), siendo imprescindible que por una parte, la contabilidad se genere automáticamente desde los documentos de facturación, tesorería (recibos de compra y venta), ficheros de remesas bancarias (pago a proveedores y nóminas; cobro a clientes; cheques, pagarés, etc.), archivos de importación de nóminas, casación con los archivos para la conciliación bancaria (Norma 43) y generación automáticas de los modelos fiscales.
  • ·Sistemas de Inteligencia de Negocio –Business Intelligence-
    Tradicionalmente, las empresas han utilizado determinados informes que permitían contrastar determinados valores y ratios fijos, sin embargo, el Business Intelligence está diseñado para elaborar cualquier tipo de informe de forma dinámica (incluso desde navegador web y en tiempo real, agrupando y filtrando diferentes criterios). Además, las tablas complejas generadas se acompañan automáticamente de diferentes gráficos estadísticos para el análisis visual y junto con la creación de un cuadro de mando integral, configuración de alarmas y eventos predefinidos, deberían ayudar a la empresa a mejorar su nivel de gestión, financiero, administrativo y de toma de decisiones. La interpretación, comprensión y análisis del comportamiento de la empresa, e incluso la anticipación a eventos y acontecimientos futuros, optimizan recursos y en consecuencia, deberían mejorar los resultados de la empresa.
    La información que suele analizarse comprende diferentes áreas de la empresa y puede ser muy valiosa para los responsables del departamento o de gerencia. Se pueden analizar datos de ventas, compras, producción, contables, tesorería, etc.; de forma que se contrastan datos de forma multidimensional o en forma de cubo geométrico de datos,
    lo que permite filtrar, agrupar y transformar datos en diferentes capas hasta obtener combinaciones elaboradas que ofrecen información analítica. Al ser un sistema dinámico nos permite indagar cualquier dato hasta llegar al origen del dato, lo cual clarifica todavía más cualquier desviación, comparación y evolución estadística. Por poner un ejemplo, podríamos intuir el comportamiento de los clientes, comparando ventas periódicas de otros años; de los agentes, de clientes, por familias, colores, tallas, por unidades, importes, etc.; o a otro nivel, análisis financieros en tiempo real, con ratios, flujos y desviaciones. Ejemplo de visualización de Business Intelligence
  • Gestores documentales
    Cuando las organizaciones crecen y manejan un gran nivel de información no estructurada y con diferentes formatos, el manejo de la información se complica y resulta imposible o tedioso localizar o relacionar documentación, si no se dispone de un sistema para la gestión documental. Estos sistemas se configuran para ordenar (indexar) y consultar cualquier tipo de documento, independientemente de su formato (textos, tablas, correos, bases de datos, webs, etc.). Estos sistemas disponen de herramientas sencillas y muy potentes para filtrar, localizar y discernir cualquier búsqueda de información, en cuanto a procesos y actividades que intervienen en el ciclo de vida de un repositorio documental.

Como conclusión, se debe comprender que dependiendo del tipo de negocio, la forma de distribución, la capacidad organizativa y el propio volumen de empresa, determinados sistemas serán más indicados que otros, en cualquier caso, para la implantación de cualquiera de los sistemas anteriores es necesario que la propia Organización esté preparada para ello y se acompañe de un buen asesoramiento y conocimiento de los procesos internos.