El Sistema de Gestión del Almacén es la clave de la distribución
La nueva distribución de las plataformas obliga a un servicio de envío y entrega muy rápido, se trata de generar expediciones en el menor tiempo, con la menor manipulación y con la eliminación de errores mediante comprobación de la mercancía y pedidos.
Para ello, una de las claves está en la gestión informática del almacén, de forma que el sistema se integre totalmente con la gestión global de la propia empresa, por tanto, de las compras y ventas que provocan las entradas y salidas continuas de mercancía del almacén.
Los Sistemas de Gestión de Almacenes, los denominados SGA, incluyen toda una serie de herramientas que proporcionan diferentes funciones del almacén, como son:
- Optimización del espacio mediante el depósito y localización de las mercancías sobre contenedores (palets, jaulas, etc.) en espacios denominados ubicaciones y que quedan perfectamente situados con ordenación e identificación de pasillos, estanterías, niveles, alturas, incluso coordenadas internas dentro de la ubicación. El sistema gestiona de forma inteligente las posiciones de la mercancía según criterios lógicos (volúmenes, pesos, etc), destinos (materias primas, terminados, etc.) y otro tipo de consideraciones.
- Gestión de diferentes áreas o zonas de almacenaje que organizan las fases de preparaciones. Por ejemplo, según la tipología del producto, la rotación del mismo y del tipo de servicio, se dispone de un almacenamiento a medio y largo plazo (palets) y otra zona del almacén para servicio rápido, de caja o unitario. De esta forma, el SGA facilita los movimientos de mercancía para que el almacén de servicio rápido esté perfectamente abastecido de forma previa a la preparación de los pedidos unitarios, ponderando los pedidos pendientes y los niveles mínimos de stocks que serán requeridos durante la jornada. Existen diferentes opciones de preparación según volúmenes y pedidos medios, automatización del almacén, etc., de forma que, se destinan zonas inferiores y accesibles del almacén, o almacenes automáticos: de carrusel horizontal, verticales o de bandeja, de piezas, etc. para preparación directa del pedido unitario, proceso denominado “packing”.
- Preparación agrupada de pedidos de venta que permita la conformación de los mismos en dos fases, una primera fase que permite acercar los productos incluidos en una serie de pedidos a una zona reducida de preparación o “picking” y desde la cual, en la fase posterior se empaquetarán los pedidos individuales (“packing”). Incluso para este tipo de preparación rápida de pedidos se utilizan la identificación de luz (pick to light) y contadores digitales de unidades que se conectan al SGA mediante microprocesadores (arduino y rapsberry) directamente a los carros y mesas de preparación de pedidos, con lo cual es posible la recogida agrupada de las referencias y a su vez la asignación individual a los pedidos incluidos, es decir, picking y packing simultáneamente por referencia y grupo de pedidos.
- Gestión de lecturas y comprobaciones de referencias de artículos, ubicaciones y tramitaciones mediante ordenadores de mano (PDA) con lectores de códigos de barras, etiquetas RFID y comandos de voz (pick to voice), que se convierten en los cerebros y asistentes del almacén.
Las tecnologías web han permitido convertir los teléfonos inteligentes, tablets y otros terminales de mano en herramientas imprescindibles para la realización de los procesos del almacén por parte de los operarios.
- Gestión eficiente de rutas de preparación de pedidos mediante algoritmos que disminuyan las distancias y optimicen los desplazamientos de los operarios.
- Herramientas de priorización de pedidos y asignaciones de stocks atendiendo a las condiciones del pedido, del servicio, del tipo de cliente y de otras consideraciones empresariales.
- Sistema de planificación de recursos -MRP-, que permite una previsión del aprovisionamiento de mercancías, gracias al análisis de ofertas vigentes, pedidos, históricos de ventas y stocks actuales.
- Gestión de los pedidos de venta con mercancía que a su vez espera la entrada de la mercancía del pedido de proveedor y que por tanto se cruzan en los muelles o en las “playas” de los almacenes, este mecanismo es lo que se conoce como el “cross-docking”.
- Gestión integrada del transporte, incluyendo designación de agencia según costes y condiciones del envío para las diferentes agencias de transporte proveedoras, comunicación de los ficheros de envíos con cada agencía de transporte y tracking, documentación de la expedición, cubicaje y etiquetado individual de bultos.
ÉXITO DEL SGA
Por nuestra experiencia, existen dos claves para el éxito de una implantación del SGA, por una parte, la adaptación del SGA a la forma de preparación y distribución de la Empresa y en segundo lugar, la capacidad del SGA para integrarse completamente al sistema de gestión empresarial de la empresa (ERP), puesto que cada vez más se requiere una comunicación de datos más automática entre empresas (EDI, B2B, B2C), entidades (bancarias, riesgos, etc.) y con la Administración (SII, Intrastat, etc.), a la vez que existe una trazabilidad absoluta de todos los documentos, movimientos e identificaciones de productos y operaciones.